テレワークを円滑に回す17の秘訣
こんにちは
経営者マーケティング研究所
代表の岡田有史（ゆうじ）です。
緊急事態宣言も明け
withコロナに少しずつ慣れてきながらも
「テレワークが便利だね」
と流行ってきて、もてはやされていますが
テレワークを導入されてる企業で
本当に上手くいってるかどうかは
普段の仕事量に戻ってみないと
実際のところは分からないというのが
本音ではないでしょうか。
とはいえ、自宅待機状態で
一体、社員に何をさせたらいいのか
と、よく、コンサルティングの課題になるので
テレワークの秘訣のうち10数箇を
簡単にご紹介させていただけたらと思います。
というのも、私の会社は
そもそもコロナ前から
テレワーク状態で運営している部分が多く
また、自分が新卒で入ったコンサル会社も
テレワークに近い業務形態
(基本上司と月2回しか会わない形態)
だったので
その継承されてきたノウハウと
自分自身の中で何重にも積み重ねてきた仕組み
そして常にコンサルのクライアントと
ディスカッションしながら
大量の試行錯誤をして確立してきたので
今回のコロナ禍でも
多くの他業種の経営者の方々に
ノウハウをお伝えさせていただきました。
もちろん、
オフィスワーカーじゃないから関係ないよ
と思われる方もいらっしゃると思いますし、
業種特性や、テレワークに向く仕事、向かない仕事
というのもあるかと思います。
それでも
「人を雇う」
ということの本質的なことを
少し取り入れたものでもあるので、
1%ぐらいは参考になるかもしれません。
テレワークとは言っても、
究極は、放置しても売上をあげて
全部やってくれる自己完結した人を雇い、
その人にある程度の権限を任せる
というのが理想ですが、
なかなかそんなパターンは稀有で、
基本的には
テレワークでもしっかり管理して
どういう風に回していくのか
というのが大事になってくるかと思います。
もちろん会社規模によって課題は違いますが、
どんな規模でも
目の前の数人をマネジメントする
ことの組み合わせで、
今は、まず
目の前の数人のマネジメント
についての議論のみで
考えたいと思います。
自宅待機の時に
家族が居たり、
コロナのニュースを見てしまったりとかで
労働時間が普段の70％、集中力70％だと
最終的には3，40％位のアウトプットや
生産性になる可能性もあります。
かといって性悪説で
こいつらはみんな働かないから
ガリゴリに管理してやろうというのは
またちょっと違うのではないかなと思います。
そういうことも踏まえ、
テレワークの秘訣を
以下、少しだけ箇条書きで
ご紹介させていただきます。
違う意見もあるかと思いますが、
参考程度に聞いていただければ幸いです。
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1、タイムカードにあたるようなものをしっかり管理する
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例えば、何時から働いて何時までとか
例えば、何時から働きますよというのを
LINEのスタンプでも何でもいいし
時間管理をしっかりやり
オンオフを明確にする。
私生活との切り替えや
自己管理能力が問われますが、
そこをどう会社や仕組みでサポートしてくか
がキーとなるでしょう。
また、「自分の状況を積極的に共有してもらう」
ということが大事になってくるかと思います。
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2、ミーティングを定例で行う
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ある程度決めておいて
ルーティンにすることによって
それに対しての課題だったり
宿題だったりを話し合う。
可能な限り最小人数で行うように心がけ、
何かを伝えるためのミーティングと
何かを議論するためのものと
目的を分けて行う。
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3、数値確認や結果以外のためのミーティングを行う
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会社側は現実的に
数値的なものだけを求めてしまいがちですが、
実際働く人は、
それ以外のこと、
どんな価値観を持って働いてるのか、
ということを大事にしていることが多いです。
数字や事実以外のための
コミュニケーションツールや工夫をしてみましょう。
何か、ちょっとした違和感や
モヤモヤしたことを感じたら、
迷わずすぐに電話やweb通話
をするようにした方がいいかと思います。
普段より、気持ちを伝える。
お互いの感情を大切にする
ということを心がけたいものです。
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4、問いを与える
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その担当の人が何が1番大事で
1番大事な仕事、1番大事な数字は何か。
「そしてそれを、どうやったらより良くなるのか」
例えば
「売上を良くするにはどうしたらいいのか」
他にも売り上げじゃなくて
ホスピタリティー系の仕事だしとしたら
「どうやって良くしていくのか」
「ホスピタリティを倍増させるにはどうしたら良いのか」
それを次回までに
一個だけ考えてきてという
問いを与える。
宿題を与えること。
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5、マネジメントの頻度重視
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例えば月に1回のミーティングを
3時間かけてZoomでやるよりは
週に一回1時間やったほうがいいし
週一回1時間やるなら
週に2回30分やったほうがいいし
週2回やるなら
週3回15分ずつやったほうがいいし
何だったら、毎日5分ずつやったほうがいいし
頻度重視にする。
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6．マネジメント側の労力最小化を大事にする。
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ミーティングの頻度を高めすぎたり、
あまり考えすぎたり
マネジメントに対して考えすぎると
こちら側の社長やマネージャーの労働力が増えてきたり、
考えなきゃいけないことが増えてくる。
かといって、その労働量っていうのを
最大化にしすぎず可能なら
最小化していって
その最適をみつけていくのが大事なことなのかと思います。
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7、ゆるさと調整つまみについて自社の定義をしておく
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例えば、基本人はサボるものだから
といってルールで縛りに縛って、
管理バリバリ体制！みたいな状態を、
10段階評価で
「厳しさ10」とすると
ゆるゆるで、一切何してるか分からない
放置しまくり自由放任主義を
「厳しさ0」としたら、
その「0～10」の間で
どれぐらいでやりたいのか。
やりすぎる必要は
無いのかもしれないですけど
その調整つまみを、10段階あったら
うちは10でいこう、7でいこう
みたいなものを定義しておくといいでしょう。
本当は7、8、9ぐらいで
経営者はやりたいのかもしれないけど
いやいやうちは「6」ぐらいにして
そのゆるさも会社の魅力の一つとして入れながらも、
だからこそ、クリエイティビティーが
出てくるような
雰囲気に持っていくこと
という風に考えるのも良いかもしれません。
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8、アウトプットを定量化する
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テレワークの欠点は
「見えない」ということだと思います。
それには、具体的な成果物で結果を示すことが
一番効果的になります。
上記に挙げた調整つまみ
「0」や「1」
の超自由主義では、
実際は結果を求められます。
むしろ自由さは厳しさです。
結果のみで評価される。
これは厳しい世界ですが、
何時間働いたか
ではなくて、
どんな結果を出したのか
いくら売り上げたのか
いくらの利益や資産を積みあげたのか
で上司を納得させられたら
誰も何も言われません。
上司が一切文句を言わなくなる数値は
中小企業なら
「その人のお給料の10倍以上の利益を
毎月会社にもたらすこと。」
理想は
「20倍は叩き出して欲しい」
と経営側は常に考えています。
「そのためにどうしたらいいのか」
それを伝え、
それができる部下であれば、
あとは一切の報告は不要で、
ただただ待つだけでもいいかと思います。
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9、社員同士の相互依存の仕組みを導入する
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「上司が部下を管理する」
だけのマネジメントからいかに脱却するか。
それが令和型のマネジメントです。
「Zoomでお互いオンラインにしながら常に仕事する」
という会社もありますし、
むしろその方が仕事が捗るし、
お互い監視しあうという意味もあるし、
なんだか隣で働いてる感覚があって
ほっこりする
という感想もあるようです。
成果物で勝負しなくていいから楽だ、
と言う人もいるようで、
あまりアウトプット至上主義になりたくない場合は
案外ありなのかもしれません。
また、テレワークでは、
社員同士のコミュニケーションが
どうしても不足してしまいます。
そこをうまく解消したいものです。
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10、完璧主義になりすぎない
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ある程度少しずつやることが大事です。
そしてあまり完璧にやりすぎない
不完全な仕組みほど
なんだか愛らしいし、
頑張ろうと思うし、
人は育ったりします。
大事なのは、
どんなことでも
ストレスにはなりすぎず
それ自体を楽しめるような感じに
なれることが理想かと思います。
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11、期待しすぎない
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お客さんにもそうだし
業者にもそうだし、
自分自身にもそうだし、
あまり期待しすぎると
家賃や交通費がかからない分
管理コストが下がる分
通常より多少アウトプットは下がるものだ
と楽観的に考えることが
マネジメントマインドには大事になります。
いろんな人間関係のストレスは
基本的には、
「期待のしすぎ」
から起こってきます。
例えば、夫婦での揉め事で
なぜあれをやってくれないの
これをやってくれないの
というのは
そもそも期待値が高すぎるわけで
「ちゃんと健康で仕事してくれてるだけでいい」
という期待値なら
そんなに喧嘩にもならないのかもしれません。
「そもそもテレワークに対して期待しすぎない」
かといって、
その可能性にはワクワクしてもいいと思いますし、
そのバランスみたいなものは大事にしないといけません。
「テレワークなのに、
頑張って前向きに働こうとしてくれてる」
ということに感謝さえできたらいいかな、
と思います。
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12、常に「提案ベース」で考えるように伝える
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指示を待ってそれをこなせるようになっても二流です。
それを100%こなした上で
なんなら指示を先読みして指示されるような内容は
全て事前に全部準備し終わってるどころか、
どんどん上司に提案していく。
もちろんそれだけではなく、
上司がその提案に感動して
毎回その提案に上司が涙するような提案をできるかどうか。
それが毎瞬毎瞬のプロフェッショナルとしての
超一流の仕事の見せ所です。
そしてそんな仕事をどうすればできるのか。
提案とは何か。
企画とは何か。
常に企画を考えてもらう習慣をつけてもらう。
上記のような価値観をしっかり伝えて共有していく。
常に自主的に企画を立てるようになってもらう。
ただ、提案できない社員が優秀じゃないという訳ではなく、
指示待ち人間だったとしても、
それでこそ最高のパフォーマンスを発揮する人も多く、
それがどう会社と組み合わさっているかが
会社経営の面白いところでもある。
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13、日報管理をしっかりする
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3行でもいいからしっかり日報を書いてもらう。
時間がなければ、
1行でもいいからしっかり書いてもらう。
そしてそれが
セルフコンサルティングシートになるように
日報の形式や内容などを常にブラッシュアップしていく。
自動的に自己成長し、
そして成功体験を積み、
それを自分で自己確認できて
自己肯定感をどんどん上げて
いけるような日報形式に工夫する。
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14、マネジメントをある程度まとめてやる
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上司側の本業はマネジメントだけではないはずで
全体の管理にとらわれすぎず
可能なら部下5人をまとめてzoomミーティングしてしまうとか
一人のミーティング時間は5分以内にするとか
あとは自己完結型のマネジメントにしてしまいたい。
究極的には、マネジメントする側が疲れないこと
ストレスにならないことを最優先にすべきで
思ったよりも少しだけ緩いぐらいの方法を
とってもらうことが大事になります。
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15、目標設定を明確にする
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そもそも何のための仕事なのか
どこに向かっているのか。
このビジネスのゴールは何か。
そして今月の自分の目標は何で、
今週の目標はないか。
そしてその、そもそもの目的は何なのか。
それを部下に意識してもらい
それを共有してともに考えることが大事になってきます。
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16、気分転換が大事
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ずっとテレワークで事務仕事ばかりでも面白くない
かと言って出張ばかりだとちょっと体力がしんどい
その組み合わせで、うまくバランスが取れると
それぞれの仕事の楽しさやワクワクは
倍増していくかもしれません。
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17、基本、愛から発信する
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みんな見てなかったらサボるから
というようなあまり性悪説になりすぎず、
かといって性善説になりすぎず、
とはいえ、愛を持って
その人の成長を心の奥底から望んで、
あらゆる意思決定をする。
何かを考えてあげる。
どんな意思決定も、
基本的に、愛からの発案であれば、
色々あっても、
最終的にはある程度は
うまくいくのではないかと思われます。
ちょっとした感謝やお礼も
普段より積極的に伝えるだけで
遠隔でも雰囲気が和らぐと思います。
まだまだ上記は一部でしかないし
ツールやセキュリティの問題にはあえて触れませんでしたが、
17個の秘訣を少しご紹介させていただきました。
テレワーク導入の秘訣は
「どうやるか」という物理的なハードルより
上記のような、精神的ハードルの方が
鍵になるようです。
今後「withコロナ時代」でも
テレワークをさらに
自社に最適化してブラッシュアップ
していただければ幸いです。
そして「アフターコロナ」時代には、
それを常に適度に入れながら
テレワークとリアルワークを共存させつつ、
「合わせ技で新しい働き方を発明していく」
ことが大事になります。
働き方の最大化ではなくて、
「最適化」ができたら
より面白い会社になるのではないか
と思います。
岡田有史